新时代下基层林场档案工作的现状和几点建议

作者: | 文章来源: | 发表时间:2017-06-08 | 点击率:4316

  基层林场档案工作在林场管理中承担着重要的职责,是林业信息系统的基石。档案工作一方面收集、整理、鉴定、保管来之林场各部门的活动资料,给各部门工作提供了历史性总结和财富积累。另一方面,档案工作兼具服务功能,通过对材料的精密统计和分析客观规律,为林场发展提供了事实依据,为领导决策提供重要参考,为林业建设发展提供了有力支撑。基层林场的档案工作还处于落后和不断改革和发展的过程中,由于缺少资金和监督管理,还存在很多现实的问题亟待解决。基层档案工作是整个档案管理系统中的重要环节和基础。同时,基层档案工作又是整个档案系统最为繁重和重要的工作。认真了解和梳理基层林场档案工作的现状,加强基层档案建设与管理,是我们促进林业档案事业发展的关键,也是我们认真贯彻党的十八大精神,促进林业生态建设的重要任务。
    一、基层林场档案工作的现状
  基层林场档案工作主要是本单位的档案储存、管理、统计以及分析。基层林场档案的发展水平是科学构建整个林业信息系统的重要基础。但是,由于基层林场本身面临着人员数量、管理水平、资金不足等一系列的问题,档案工作也同时深受影响,出现很多问题。
    (一)档案工作人员的配备和专业素质有待调整和提高
  根据档案工作的要求,机关、团体、企业事业单位和其他组织都需要设立档案机构或者档案工作人员,负责保管本单位的档案。基层林场通常会设立一名档案员,来承担本单位各部门的档案收集、录入、存档、安全工作。但是,很多基层单位的档案员是一人承担,并兼任其他岗位。繁琐的档案收集和归纳整理加上档案员精力和时间的不足,就造成档案工作质量水平低,出现滞后情况。同时,档案管理工作具有鲜明的行业特点,它要求工作的连续性和操作专业性,这就要求档案员队伍的相对固定,且熟知本单位档案工作的各项流程和操作。但是基层工作人员变动和岗位调换一般比较频繁,档案员经常更换。频繁的岗位变动致使档案工作很容易出现断续和脱节甚至停止的情况发生,对档案工作的稳定开展造成很大的影响。
  另外,基层林场档案员的专业素质不高。由于长时间形成的偏见和认识不足,档案员专业知识培训时间短、次数少。电子存储技术不过关、打印扫描技术的欠缺、专业操作流程的不熟悉造成了档案工作长期处于停滞状态,无法及时完成各部门资料的归档工作,造成整个档案系统出现资料不全不实的情况。同时,很多档案员多数不是档案专业出身,没有长时间专业的训练,也有一些档案员没有经过系统的培训和学习。在档案工作中经常回出现档案工作不规范,各单位档案质量参差不齐的现象,没有充分发挥档案在基层林业建设中的重要作用,也给整个档案系统的资料整理和统计造成困难。 
    (二)档案电子信息化操作模式的落后
   随着互联网技术的进步,电子化办公模式开始逐渐普及。档案信息化系统也因其快捷、方便、安全等优势逐渐成为档案工作改革的重点项目,电子化系统档案工作展现出了比人工更为科学和严密的优势目前档案工作。但是,基层林场的档案工作在电子化档案系统的建设和普及上处于严重落后的局面。大多数档案工作还处于人工操作,档案的收集和查询依然依靠档案员和各部门工作人员的实物交接。人工化的档案工作的工作效率低,储存、整理统计和调阅难度很大,费时费力。在没有信息化的档案查询系统的情况下,因为档案工作只有档案员熟悉,其他人无法调取相关工作资料,会给各部门的生产和工作带来很多困难。伴随着各部门各项资料的增多和档案工作操作流程的进一步规范,档案工作操作越来越繁重和复杂,档案工作任务量逐步加大。但是很多信息化设备老旧落后,无法满足越来越多档案整理的需求。档案信息化水平低还会直接影响到基层档案的利用,不能通过对各部门的资料进行大数据整理和分析,无法建立可以涵盖单位整体发展的全宗卷,限制发挥档案的实际作用,无法为单位的发展提供可靠的依据。
    (三)档案工作管理监督制度的欠缺
  在基层工作体系中,对档案的重视程度相对较低,档案部门一直是最容易被忽视、最容易被遗忘的部门,档案工作的重要性得不到大多数人重视和认可。集中体现着对档案工作的管理和监督比较松散,想要的管理监督制度不完善。
  在实际的工作中,很多单位由于对档案工作的长期不重视,档案管理和监督制度始终没有构建,即使形成完整的制度的构建也是执行不严格,落实不到位。长时间的制度缺失一方面会造成档案收集、储存等流程混乱成为单位的短板,严重影响单位发展,另一方面,监督制度的缺失会造成档案安全得不到保障。
    二、对基层林场档案工作改革的几点意见
   (一)加速推进基层林场“互联网+档案”的档案电子信息化
   21世纪的今天,是一个网络化、科技化、信息化、快速化的时代。在“互联网+”的渗透下,诸多行业都迎来了信息化的改革,传统的行业早已不是社会的龙头,新生的“互联网+”是时代的新秀,是时代的选择,过去基层档案工作传统的、单一的、复杂的、低效率的档案工作已经不能适应当今飞快发展的步伐,必须适应时代的发展,将电子信息化系统普及到基层,加大对基层林场档案工作的数字化电子化的改革发展,实现基层林场档案工作模式的转型升级,提高基层林场档案工作的效率和质量。
   在信息化时代飞速发展的时代,作为林业档案中最基础、最不可或缺的基层林场档案,必须提高档案信息化水平。近几年,我国在档案信息化的改革中取得了重要的发展,一系列档案处理软件开发应用,一些重要档案共享系统开通运行。基层林场档案工作也必须加快构建基础硬件设施,推进电子化信息系统的形成。改变过去人工操作的弊端,实现电子文件在线归档,将基层林场档案资料与全国林业档案业务管理系统相衔接,各单位的部门能够在网络共享平台中获得查询权限,进行资料的调阅和下载,为本单位的发展提供参考依据。同时,引入电子档案备份管理系统,将本单位的资料上传智能备份中心,实现档案资料的安全储存。 “互联网+档案”的发展是迎合时代的需求,将有力的推动林业档案事业发展的步伐,提高档案工作的效率和质量。
    (二)建立多样化的档案系统
  多样化档案系统,是指充分发挥互联网作用,实现档案全方面、多功能、快速的发展,首先区分涉密档案和非涉密档案,涉密档案在移交人和档案员进行移交后,由档案员进行保密性存档,在保密机中进行,不实施共享功能;非涉密档案分为部分非涉密、非涉密,部分涉密人员是档案移交人范畴,非涉密人员就是全体人员,部分涉密人员建立专门共享系统,实现档案共享,非涉密系统建立公开系统,实现各个部门的档案共享,使单位工作共同进步,共同前进。
多样化档案系统旨在减少传统档案中复杂的过程,充分利用现代科技,加大电子档案发展的步伐,提高档案的利用效率,多样化档案系统,将充分利用档案性质,发挥档案价值,尽可能的实现资源共享,尽可能的减少人员因素的影响,减少人工的负重,实现档案信息化。  多样化档案系统根据档案的性质设分为三个系统:
  1、涉密档案系统,在专门的涉密机中进行相应操作,纸质档案存储、电脑系统录入为主,纸质档案为主要的存储介质,一张一页的登录、扫描、归类、存档,由移交人与档案员直接对接,档案员在对档案进行登记和存储,存放在指定位置,严格履行档案管理制度,严格落实档案保密机制,确保信息的保密性。利用科仪档案软件进行及时的扫描和记录,并及时的进行备份,同时也在全宗卷中及时的记录。此系统只能由档案员进行相应操作,建立人工的移交、借阅、归档操作程序,确保过程、录入和存储的保密性。
  专业共享档案系统。根据移交档案人员的性质,建立专业共享档案系统,例如会计档案系统、生产档案系统、宣传档案系统、基建档案系统、文书档案系统等等,专业系统由相应人员组成,范畴之内的人员可以实行档案的随时移交、存储和借鉴,不同走传统的借阅程序和归还程序,例如会计档案,三年内要移交档案室,移交后会计室可能就没有相应数据了,若需要查阅某些内容,此时要走严格的借阅程序,不方便工作,也费时费力,因此建立档案系统,可以减少因制度和程序也造成的工作效率低下,同时相应人员可以及时的将有价值的档案进行移交,一方面是该档案存储有了保证,也方便自己随时使用,也可使该档案发挥更大价值,给后辈更多的借鉴机会。 
  公开档案系统。面向单位所有人员建立公开档案系统,实现全部档案的移交和共享,利用网络平台,建立基层单位共享档案系统,例如,公文档案可以在平台上共享,及时向大家传达文件精神,也可以让更多的人借鉴公文档案内容,学习和了解更多的单位政策,还有考勤档案,现在各单位严格考勤制度,严格管理人员在岗情况,但是没有公示就没有威慑力,没有公示就没有工作的成效,故档案系统的公开,可以及时收录当时的档案信息,随时进行存储,也可以随时的让更多的人了解情况,一举两得,另外还有干部任免、评优评先、日常表现、思想动态、基本建设工程等等,都可以及时在档案平台上进行移交和公示,这样既让大家都参与到档案管理中,也让大家更了解更认可档案的重要性,也更有利地促进单位各项工作的开展和进行,实现大团结,实现同共发展,更好的服务基层,更好的创造基层,更好的建设最美基层,实现共同发展。
   (三)档案室的规范化和科学设计
    档案室的科学、合理布局和设计是档案工作中很重要但是经常被忽略的地方,档案室的科学布局能够清晰明确档案的储存分类和安全级别的保管。科学的布局给档案资料的储存和查询带来更加便捷的效果。现在,大部分单位的档案室都是一间档案室、一间控制室的模式,有二者共享一个门的,还有单门单屋的,无论是哪种模式都是不便利的,不利于档案更好的整理和作用。一方面,所有档案都放在一个屋子里面,造成档案的混乱,无法清晰、明了地表现出每一项档案的特色和价值,另外也不能直观的呈现出档案的内容,严重的阻碍着档案利用价值,;另一方面,档案都放在一个屋子里面,会造成档案受损,有些档案比较常用,有一些档案不常用,有些档案易受损,有些档案易腐蚀等,这样人员的出入就会给档案保管造成一定的影响。
    档案室的科学布局模式是针对档案工作的性质来设计的。合理设计和布置档案室,分门别类的整理和归纳、存储每一类档案,充分发挥每一类档案的作用。新型的档案室是一个由不同档案管理单元组成的。档案室的接待查询和办公地点位于第一层次,称之为控制室,是档案人员进行信息整理和办公的场所。第二层次由不同的档案储存单元组成,按照类别保管和储存各样档案资料。每个保管单元都通过控制室来进行人员进出监控和统计,确保档案资料的安全,增加档案资料的安全性。
    第一,单独设立实物档案室,按照年份和保密程度来保管单位需要储存的实物档案。同时按照时间顺序来展示单位所获得的奖杯、奖牌等实物,清晰明了的展现一个单位的历史和成绩。第二,单设影像档案室,用来存储移交的电子影像、照片等等,增加投影播放设备,方便播放单位的影像资料,便于让借阅者了解档案内容。第三,设置文书和科技档案室以及其他档案室,用来保存和管理单位一般的档案资料。每个储存单元都相互独立,根据单位的实际需要和档案性质来设计,每个单元都单独设立涉密保管设备,确保资料安全。                
    三、结语
  基层林场档案工作一方面记录了基层林场工作的历史信息,为基层林场的发展和进步提供了资料的总结和参考。更重要的是,基层林场的档案工作为林业可持续发展、国有林场改革提供了最直接、最鲜明的参考价值。做好基层林场档案工作是更好的为生态林业、民生林业建设服务。这就需要我们身处基层林场的档案人员,坚定档案事业发展的方向,提升自我的专业素质,提高档案工作水平,善于学习善于创新,踏踏实实工作,为林场的建设和发展作出自己的贡献。 (塞罕坝林场 钱月)